Allgemeine Hinweise

Diese Informationen sind für die Einweisung von Bedienern mit Standardrechten im täglichen Betrieb vorgesehen. Über die Druckfunktion können Sie diese Anleitung für Ihre Unterlagen archivieren.

Das Layout, die Anordnung und Funktionsweise der Buttons Ihres Vectron-Kassensystems und die Zusammenarbeit mit anderen verbundenen Systeme sind individuell konfigurierbar. Es kann sein, dass die hier beschriebenen Abläufe von Ihren Anwendungen abweichen.

Die Anweisungen der Unternehmen für die Arbeit mit Kassensystemen sind unterschiedlich. Wir empfehlen Ihnen die individuellen Anweisungen Ihres Unternehmens in einer "Verfahrensdokumentation" zu beschreiben und dem Bediener zugänglich zu machen.

Starten und vorbereiten

Drucker

Drucker ein-/ausschalten

Prüfen Sie bitte, ob der Drucker eingeschaltet ist, keine Warnlampe leuchtet, genug Papier vorhanden ist und die Papierrolle korrekt eingelegt ist. Beachten Sie, dass die Ausdrucke der aufgrund der Wärmeempfindlichkeit gesondert archiviert werden müssen und empfindlich auf die Lagerung in Plastikfolien reagieren.

Hinweis:

In Deutschland gibt es eine "Bonpflicht". Auch ohne Aufforderung durch den Kunden sind Sie verpflichtet jedem Kunden eine ausgedruckte Rechnung auszuhändigen. Die Pflicht kann durch Ausgabe eines "Digitalbons", das ist ein QR-Code der auf einer Kundenanzeige ausgegeben wird, erfüllt werden. Aber auch in dem Fall sind Sie verpflichtet, dem Kunden auf Verlangen eine gedruckte Rechnung auszuhändigen. Ein Drucker sollte deshalb einsatzbereit sein.

Papier wechseln

Beim Tausch der Bonrolle achten Sie bitte darauf, dass die Bonrolle entsprechend den Herstellerangaben richtig eingelegt wird. Häufiger Fehler, ist das verkehrte Einlegen des Thermopapiers: es ist nur auf einer Seite wärmeempfindlich und damit nur einseitig bedruckbar.

Test-/Statusdruck

Die meisten Bondrucker erzeugen einen Statusdruck mit Angabe von einigen technischen Parametern. Halten Sie dazu bei ausgeschaltetem Drucker die "Feed-/Papiervorschub"-Taste gedrückt und schalten danach den Drucker ein. Nach wenigen Sekunden wird in der Regel ein Ausdruck mit technischen Parametern erzeugt. So prüfen Sie, ob die Bonrolle korrekt eingelegt wurde und das Druckmodul funktioniert.

Hinweis: Bei einigen Druckern befindet man sich mit dieser Prozedur in einem Programmiermodus. Nehmen Sie dort keine Einstellungen vor. Zum Verlassen des Modus ist es ausreichend den Drucker einmal aus- und nach wenigen Sekunden wieder einzuschalten.

Kasse

Kasse ein-/ausschalten

Der Start des Kassensystem und die Prüfung notwendiger Parameter, kann in einigen Anwendungen mehrere Minuten dauern. Wenn Sie einen Bediener an- und abmelden können und dabei keine Fehlermeldungen angezeigt werden, ist davon auszugehen, dass das Kassensystem betriebsbereit ist.

POS 12 und 15: Ein Tast-Schalter befindet sich auf der Rückseite des Displays (dort wo sich das Bedienerschloss befindet).
POS 7: Ein Kipp-Schalter befindet sich auf der Frontseite der Datenbox. Die Datenbox befindet sich im unteren Bereich des Standfußes oder an einem abgesetzten Ort.
MobilePro II und III:
Mobile M4:

Hinweise:

Wenn myVectron vorhanden ist, soll Ihr Kassensystem auch nach dem Tagesabschluss eingeschaltet bleiben, weil zu einem späteren Zeitpunkt Datenübertragungen stattfinden. myVectron - Verbindung
In einigen Anwendungen ist es erforderlich, dass das Kassensystem nach dem Drucker einzuschalten ist, weil ein Logo beim Einschalten des Kassensystems an den Drucker gesendet wird.

Kommunikation und Datenverbindungen

Das stationäre Kassensystem benötigt zum Registrieren grundsätzlich keine Datenverbindungen, da die Stammdaten lokal im Kassensystem gespeichert sind.

Netzwerkverbindung

Eine Netzwerkverbindung ist notwendig, wenn Sie mehrere Kassensysteme in einem Verbund und/oder mobile Orderterminals nutzen möchten.

Funktionstest:

Buchen Sie einen Testartikel auf eine Tischnummer. Wenn Sie dieselbe Tischnummer auf den Verbundkassensystemen öffnen können und der gebuchte Inhalt erscheint, ist von einer korrekten Verbundfunktion auszugehen.

W-LAN / WiFi

Die schnelle Verfügbarkeit von W-LAN/WiFi ist für den Einsatz von Mobilen Orderterminals notwendig. Achten Sie auf die richtige Konfiguration aller Komponenten. Wenn größere Bereiche oder mehrere Funksender zum Einsatz kommen, empfehlen wir den Einsatz professioneller W-LAN/WiFi-Produkte, wie zum Beispiel Ubiquity. Die schnelle Erkennung der Mobilen Orderterminals beim Wechsel zwischen unterschiedlichen Funkbereichen, ist zum Beispiel ein wichtiges Leistungsmerkmal für den professionellen Einsatz (Beispiel: Wechsel zwischen Innen- und Außenbereich in einer Gastronomie).

Hinweis:

Achten Sie darauf, dass sich möglichst nur die für das Kassensystem aktivierten W-LAN-Kennungen (SSID) in den Terminals hinterlegt sind und genutzt werden.

VectronConnect - Verbindung

VectronConnect ist ein zentraler Softwaredienst, der für die Vermittlung von Kommunikationskanälen im Internet sorgt und speziell für die Anforderungen der Vectron Kassensysteme konzipiert ist.

Der Dienst stellt sicher, dass die Kommunikation zwischen Vectron Commander und Vectron POS ohne Verwendung öffentlicher, statischer IP-Adressen erfolgen kann und technische Einstellungen am Router nur in Ausnahmefällen erfolgen müssen.

Der Dienst ermöglicht auch dem Kassentechnicker auf die Kassen, wo ein VectronConnect-ID eingetragen ist, zuzugreifen. Tools die dem Kassentechniker zur Verfügung stehen sind: Vectron Anywhere (Add-On für den Vectron Commander auch für den Kunden kostenpflichtig verfügbar) und Vectron Remote Client (Stand 08.05.2024 nur für den Kassentechniker vorhanden)

Das Layoutelement kann folgende Zustände annehmen:

**VC* = VectronConnect aktiv (**Verbindungaufbau aktiv)
**VC- = VectronConnect offline (**Nicht Verbunden mit VectronConnect)
**VC+ = VectronConnect online (**Verbunden mit VectronConnect)
**VC# = VectronConnect gestartet (**Verbindungaufbau wird gestartet, ab Version 6.1.10.0 verfügbar)
VC! = VectronConnect angehalten Verbindungaufbau ist gestoppt, ab Version 6.1.10.0 verfügbar)

myVectron - Verbindung

Im Layout steht ein Element zur Verfügung, wo der Status der Verbindung zur myVectron Cloud ausgegeben wird

mV oK	Verbindung ist fehlerfrei aufgebaut.
mV Offline	myVectron ist nicht erreichbar. mögliche Ursachen - myVectron Server sind nicht verfügbar / erreichbar HINWEIS: - Die Statusseite ist erreichbar (Für Kassentechniker)
mV init	- Es findet eine Initialisierung der Kasse statt. - Der Loader der Kasse startet. - Der Loader der Kasse lädt die Skripte. - Die Kasse startet die Skripte.
mV jnl	myVectron ist gerade nicht in der Lage einen Journal-Eintrag an das Backend zu übertragen.
mV lic	In der Kasse ist keine Hauptlizenz vorhanden und diese noch nicht durch die Cloud-Lizenzierung abgerufen wurde. myVectron stellt in dieser Situation nur die Dinge zur Verfügung, die für die Lizenzierung benötigt werden.
mV login	myVectron ist gerade nicht in der Lage sich am Backend einzuloggen.
mV Fehler	Problem einer myVectron Funktionalität. Durch einen Klick/Touch auf das Statuselement öffnet sich ein Fenster mit einer detaillierte Ansicht, der auf der Kasse verfügbaren myVectron Funktionen und deren Status. HINWEIS: - Ab Version 6.4.0.2
POS offline	Die Kasse kann weder myVectron noch die Statusseite erreichen. mögliche Ursache Die Kasse hat keine Internetverbindung.

Wie schnell nach dem Z- Bericht wird denn die Kasse ausgeschaltet?

Der Upload der Fiskal-, TSE- und Berichtsdaten erfolgt innerhalb 0-15 Minuten nach "Registrierung beenden" und wird im Fehlerfall wiederholt.
Kassenintern wird auch das laufende Fiskaljournal in das Archiv der abgeschlossenen Fiskaljournale überführt. Hier gab es in der Vergangenheit mehrere Fälle, in denen dieses Fiskaljournal defekt war und auch nicht wieder "repariert" werden konnte, wenn die Kasse zu schnell in einem ungünstigen Moment ausgeschaltet wurde.

Daher rate ich, nach dem Z- Bericht mindestens 15 Minuten zu warten, bevor die Kasse ausgeschaltet wird.

Bedieneranmeldung

Artikel Registrieren und Buchen

Wenn in der Programmierung der Punkt "Tischzwang" nicht aktiviert wurde, ist es möglich Artikel zu buchen, ohne einen Tisch öffnen zu müssen. Auch Ein- und Auszahlungen sind im Bon (ohne Tisch) möglich.

Es stehen Hautpgruppen (z.B. Speisen und Getränke), Warengruppen (z.B. Heiße Getränke, alkoholische Getränke, Vorspeisen, Snacks) und Artikel (z.B. Kaffee, Espresso, Bier 0,5l, Bruschetta, Erdnüsse) zur Verfügung.

Die Warengruppen (die oberen Tasten) dienen zum Wechseln der Artikel im unteren Bereich.

Artikel Registrieren und Buchen mit Tischen

Wenn mit Tischen gearbeitet wird, wird der Bediener angemeldet, die Nummer des Tisches eingegeben und die Tisch Taste gedrückt. So wird der gewünschte Tisch eröffnet und so kann die Bedienung anfangen, die gewünschten Artikel zu buchen. Nachdem man eine Warengruppen (Artikelauswahl) ausgewählt hat, wird sich das Layoutelement für die Artikelauswahl ändern und die Artikel der Warengruppen anzeigen. Nachdem die gewünschten Artikel gebuchten wurden, kann der Tisch mit der Tisch Taste abgeschlossen werden. Der Tisch steht unter dem Layoutfenster Offene Tische und im Tischplan (wenn vorhanden) zur Verfügung. Der Tisch veschwindet, wenn dieser mit einem Finanzweg abgeschlossen wird.

Tische freigeben

Wenn Tische blockiert sind, können Sie folgende Schritte durchführen:

Programmierung
Init./Löschen
Tische/Rechnungen
Tische freigeben
Eine 0 bei der Kassennummer eintragen und mit JA bestätigen

Video zum Thema: https://cloud.thiede-brauer.de/index.php/s/RCoYN3aHn2ZSWmw

Artikel Registrieren und Buchen Direktverkauf

Im Direktverkauf können Artikel, nach der Bedieneranmeldung, direkt in Bon gebucht werden. Nachdem man eine Warengruppen (Artikelauswahl) ausgewählt hat, wird sich das Layoutelement für die Artikelauswahl ändern und die Artikel der Warengruppen anzeigen. Ein Direktverkauft kann geparkt werden (wenn Vorgänge aktiviert, siehe Bäckerei) oder gleich mit dem Finanzweg abgeschlossen werden.

Separieren

Der Separiervorgang ergibt Sinn in einem Betrieb mit Tischen. Aus diesem Grund steht diese Funktion für den Direktverkauf nicht zur Verfügung.

Die Separierfunktionen stehen unter einem anderen Layout zur Verfügung. Normalerweise kann man dieses Layout aufrufen indem man

die Taste separieren (oft mit dem unterem Icon abgebildet) klickt.

Die Funktion Separieren ermöglicht, bei Zahlung, bestimmte Artikel auszuwählen, um diese bezahlen zu lassen.

Wenn es gewünscht ist, einen Artikel von einem Tisch auf einen anderen umzubuchen, kann man einfach erst die Tischnummer eingeben, die Funktion Separieren drücken und die gewüschte Artikel auf die eingetragene Tischnummer umbuchen.

Beim Umbuchen eines kompletten Tisches funktioniert es fast genau so.

Tisch auswählen bzw. öffnen, in Separieren-Layout switchen, eine andere Tischnummer eintragen und dann die Funktion Umbuchen drücken. So wurden alle Artikel von einem Tisch in einem anderen umgebucht.

Gutscheine

Wir informieren Sie darüber, wie Sie Gutscheinen entsprechend der deutschen (DSFinV-K = Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) und österreichischen Gesetzgebung in der VPOS nutzen.

Im Gegensatz zu den Cloud Gutscheinen oder bonVito Gutscheinen können die verkauften Gutscheine nicht verwaltet werden. Es gibt keine Übersicht über die Anzahl und Werte der verkauften Gutscheine.
Bei der Einlösung eines Gutscheins erfolgt kein Abgleich.
Verkäufe und Einlösungen von Gutscheinen werden ausschließlich in den Berichten protokolliert.

Es werden die Funktionen (Funktionscode Button 326) Gutscheinverkauf und (Funktionscode Button 327) Gutscheinlösung genutzt. Es dürfen keine Finanzwege und keine Artikel, um Gutscheine zu erfassen, genutzt werden. Ein Tisch muss geöffnet werden, wenn Gutscheine verkauft werden.

Der Button "Gutschein Verkauf" kann entweder vor der Preiseingabe oder danach gedrückt werden. Im Fall, dass mit dem Button einen Makro ausgeführt wird (z.B. einen bestimmten Tisch öffnen, Gastzahl und dann Funktion utscheinverkauf), kann der Betrag nur nachträglich eingegeben werden.

Der Button "Gutschein Einlösung" kann entweder vor der Preiseingabe oder danach gedrückt werden. Diese Funktion soll im offenen Tisch genutzt werden. Es gibt beim Einlösen 3 Möglichkeiten:

Betrag der Rechnung = Betrag des Gutscheins → Kommt die Rechnung als 0 raus.
Betrag der Rechnung > Betrag des Gutscheins → Die Kasse erwatet, dass die Differenz irgendwie abgeschlossen wird (z.B. mit dem Finanzweg BAR)
Betrag der Rechnung < Betrag des Gutscheine → Es wird für die Differenz einen neuen Gutschein erstellt

Die o.g. Buttons können sich unter Funktionen oder unter dem Layout "Separieren" befinden.

Im Finanzbericht werden die Gutscheine (Verkauf und Einlösung) erfasst. Die Zahl und die gesamte Summe stehen zur Verfügung.

Seit VPOS Ver. 7.0.7.0 können Rechnungen mit Gutscheinen zurückgeholt werden.

Voraussetzung ist dass unter der Bedienergruppen der Rechng Rückholung → Gutscheine freigeschaltet ist:

Registrierung beenden

Die Registrierung wird standardmäßig durch den Z-Bericht (Tabesabschluss) beendet. Es kann Fälle geben, wo die Registrierung durch die Funktion 219 zeitgesteuert ausgeführt wird.

Berichte

Die einzelnen Werte des Finanzberichts werden unter Anhänge Beitrag 7800_Berechnung Berichtswerte_Finanzbericht erläutert.

Z-Berichte und offene Tische:

Bitte darauf achten, dass es keine offene Tische im Kassensysteme mehr bleiben können (Verodnung KSich-V).

Hier die Videoerklärung (POS7 Layout): https://cloud.thiede-brauer.de/index.php/s/TK4rytLcnMiqBTA

Kassennachschau

So führen Sie direkt am Kassensystem im Rahmen einer Vor-Ort-Kassennachschau einen Export der Einzeldaten durch.

Hinweis: Das Kassensystem ist während des Exports blockiert und kann je nach Umfang der enthaltenen Transaktionen eine Stunde pro Jahr andauern. Die Bereitstellung der Daten über das myVectron Kundenportal ist für die Bereitstellung und Überlassung von Daten die erste Wahl. Dazu finden Sie hier die Vorgehensweise: https://community.kasse-stimmt.de/projects/modules/wiki/fiskaldaten-and-tse-daten

Wenn die Bereitstellung der Daten trotzdem direkt am Kassensystem erfolgen soll folgen Sie den folgenden Punkten:

Vorbereitung
1. USB-Speichermedium
  1. Benennen sie ein USB-Speichermedium mit einem individuellen Namen. Das vereinfacht später die richtige Zuordnung.
  2. Stecken Sie ein USB-Speichermedium in das Kassensystem.
  3. Ein USB-Steckplatz befindet sich in der Regel unten am Gehäuserahmen (POS 12, 14 und 15) oder der Datenbox (POS 7).Verbinden Sie eine USB-Tastatur mit dem Kassensystem.
2. Sofern möglich, führen Sie vor der Kassennachschau den üblichen Tagesabschluss durch. Mit der Aktivierung des Exports wird andernfalls einen automatisierten Tagesabschluss (Registrierung beenden) durchgeführt.
3. Melden Sie alle Bediener vom Kassensystem ab.
4. Halten Sie das Passwort-Kassennachschau bereit. In Ausnahmefällen kann das Masterpasswort genutzt werden
Durchführung Kassennachschau
1. Drücken Sie an der USB-Tastatur die Taste F1 , so gelangen Sie in ein Auswahlmenü. Alternativ kann auch die Buttonfunktion 21 - Modus mit dem Code 19 - Kassen-Nachschau genutzt werden.
2. Wählen Sie dort den Punkt Kassen-Nachschau und geben das hinterlegte Passwort - Kassennachschau (5555) ein.
3. Wählen Sie den gewünschten Export-Zeitraum
  1. Es öffnet sich ein Kalender, über den Sie den gewünschten Zeitraum wählen können.
4. Wählen Sie das Speichermedium, auf das exportiert werden soll. Die Exportziele auf dem Stick lauten:
  1. Fiskaldaten: [Ziellaufwerk]:\Vectron\Exports\DSFinV-K
  2. Daten: [Ziellaufwerk]:\Vectron\Exports\TSE.
5. Starten Sie den Datenexport
  1. (HINWEIS: Der Export kann mehr Zeit in Anspruch nehmen) Die Registrierung wird automatisch beendet, somit werden nur abgeschlossene Fiskaljournale exportiert. Nach dem Export wird die Registrierung automatisch wieder gestartet.
6. Es erscheint die Abfrage, ob auch die TSE-Daten exportiert werden sollen
  1. Speichermedium wählen, auf das exportiert werden soll.
    1. Dateinamen für den Export wählen. Standardvorgabe: TSEExportJJJMMTT.tar
7. Führen Sie den Datenexport aus (HINWEIS: Der Export kann mehr Zeit in Anspruch nehmen)
Kontrolle:
1. Nach Abschluss des Exports prüfen Sie ob auf dem USB-Stick der erwarteten Verzeichnisse inklusive Dateien angelegt wurden.

Hinweis:

Support

Vectron Kassensysteme zeichnen sich durch individuelle Anpassung und Programmierung aus.
Eine Änderung der Einstellungen des Kassensystems ist ein wesentlicher Eingriff in die Funktionalität und sollte nur bei ausreichender Kenntnis und nach vorheriger Absprache vorgenommen werden.
Die Erbringung des Supports wird überwiegend von einem qualifizierten Vectron-Fachhändelspartner durchgeführt.
Der Vectron-Fachhandelspartner durchläuft dafür einen mehrstufigen Ausbildungsprozess beim Hersteller und absolviert im weiteren Verlauf regelmäßig technischen Schulungen für neue Module, neue Funktionen und notwendige Anpassungen an gesetzliche Anforderungen.
Die uns zur Verfügung stehenden Anleitungen zur Programmierung basieren auf den Schulungsinhalten und einer Supportdatenbank der Vectron Systems AG. Der Zugriff auf die Supportdatenbank ist nur für qualifizierte Fachhandelspartner möglich.

Kontaktinformationen

Thiede & Brauer GmbH

Ganzheitliche Lösungen und Ihre Zufriedenheit sind unser Anspruch. 40 Jahre Erfahrung schafft Sicherheit. Unser "Team Kasse" ist spezialisiert auf Vectron-Kassensysteme.

Thiede & Brauer GmbH
Wittenberger Str. 86
19348 Perleberg
Germany

Tel. +49 (3876) 783232
Mail: info@kasse-stimmt.de

Vectron Systems AG

Mit bisher mehr als 250.000 verkauften Kassensystemen zählt die an der Frankfurter Wertpapierbörse gelistete Vectron Systems AG zu den größten europäischen Herstellern von Kassensystemen, Kassensoftware, Apps sowie digitalen und cloudbasierten Services.

Vectron System AG
Willy-Brandt-Weg 41
48155 Münster
Germany

+49 (251) 2856-150
Mail: info@vectron.de

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