Allgemeines

• Mit der vorliegenden Anleitung wird der Ablauf zur Abrechnung von Kontakten beschrieben. Die Kontakte können unterschiedlichen Kontaktgruppen (Firmen) zugeordnet werden. Bei Neuanlage einer Firma sind die zu erwartenden Kontakte anzulegen.

• Die Mitarbeiter (Kontakte) der Firmen identifizieren sich mit einem Medium und der Verbrauch (Getränke & Speisen) wird auf einen Lieferschein gebucht. Das Medium kann ein QR-Code sein. Der Code kann für jeden Kontakt individuell hinterlegt werden.

• Es kann ein Limit für die Kontakte eingerichtet werden. Das Limit „0“ lässt keine Buchung zu. Nach Z-Stellung des Berichtstyp „Lieferschein“ steht das Limit wieder zur Verfügung.

• Am Ende eines Abrechnungszeitraum kann eine Sammelrechnung mit der Software „Contacts“ erstellt werden.

Achtung: Es handelt sich um eine spezifische kundenindividuelle Adaption des Moduls „Kontakte“, „Lieferscheine“ und „Contacts“. Das System wurde keinem Test im Livebetrieb unterzogen. Bewahren Sie die erzeugten Dokumentenbelege „Lieferschein Nr. X“ für den Fall eines Systemabsturzes oder anderen Fehlfunktionen auf. Eine Gewährleistung kann nicht übernommen werden sofern damit keine grob fahrlässige Absicht verbunden war.

Einschränkungen:

• Wenn ein Limit eingerichtet wurde und ausgeschöpft ist können neue Buchungen der Kontakte erst nach Z-Stellung des Berichts „Lieferschein“ erfolgen.

• Der Bericht „Lieferschein“ ist nicht Bestandteil der gesicherten Berichte.

• Eine Echtzeitprüfung über die Anzahl und den Wert der kumulierten Inanspruchnahme findet nicht statt. Die Kontakte werden in jeder Kasse separat bereitgestellt. 

• An jeder Kasse können Buchungen innerhalb eines Limits ausgeführt werden.

  
  

Voraussetzungen

• Vectron POS Touch Kassen

• Vectron Commander 7

• Vectron Contacts

• Microsoft Excel

Wichtige Parameter:

• VPOS: die Nummernkreise der Lieferscheine verschiedener stationärer Kassen dürfen sich nicht überschneiden. Doppelte Lieferscheinnummern können nicht ausgewertet werden. Die Lieferscheinnummern sollten für ein Jahr konfiguriert sein.

• Contacts -> Optionen -> Kontaktverwaltung -> Stammdatenkasse: Nummer eintragen

• Contacts -> Optionen -> Kontaktverwaltung -> Exportpfad: Pfad für Exportdatei (zum Beispiel der Zielpfad der VCom7-Installation)

• VCom7 -> Konfiguration -> Parameter -> Datenschnittstelle/Export/Lesungen/Dateiexport/Dateiexport X ->

Allgemein: Name: Contacts Export / Modus: 6, Berichtsdef.: nein

Dateieinstellungen: Datei: Zielordner und Dateiname der Lesungsdatei, Datentypkennz.: nein, ANSI: ja

Kassenprogramme exportieren: ja

Funktionsablauf (beispielhaft)

Vorbereitung

• Excel:

  • Kontakte in einer CSV-Datei erzeugen Contacts_01 NAME Ort.csv

• Contacts:

  • CSV-Datei importieren Contacts_01 NAME Ort.csv

  • Kontakte in eine Datei für VCom7 exportieren Contacts_02.VComImp

• VCom7:

  • Kontakte aus der exportierten Datei in VCom7 importieren Contacts_02.VComImp

  • Kontakte in die Zielkasse(n) übertragen

Produktiv

• VPOS:

  • Buchungen durchführen

  • Kundenkarte scannen

  • mit Lieferschein abschließen

  • Tagesabschluss

Nachbereitung

• VCom7:

  • Lesungen („Gesicherte Berichte“ und „Lieferscheine“ aus den Kassen abrufen und Z-stellen)

  • Export der Lesungsergebnisse VCom_03.VCOMEXP

• Contacts:

  • Import der Lesung VCom_03.VCOMEXP

  • Sammelrechnung erzeugen

Kontakte administrieren

Excel: Kontakte in einer CSV-Datei erzeugen:

• Die Kontakte werden in einer CSV-Tabelle angelegt. So ist es möglich in einer Prozedur 100 und mehr Kontakte zu erzeugen.

• Format der CSV-Tabelle: CSV /(Trennzeichen-getrennt) (*.csv)

• Die laufende Nummer innerhalb eines Kontaktes muss identisch sein.

• C:\Vectron\Import_Export\Contacts_01 NAME Ort.csv

• Die Spalten sind wie folgt zu füllen:

• Kontaktgruppe:

  • Kontaktgruppe 1: hier werden die Kontakte der bisherigen Rechnungsanschriften zugeordnet

  • Kontaktgruppe 2: hier werden die Kontakte der Kundenkarten „B2“ zugeordnet

  • Mit einer Kontaktgruppe können Makros oder bestimmte Modifier verknüpft werden.

• Rechnungsdruck:

  • Die Einstellung „2“ ist die Voraussetzung für das Erstellen einer Sammelrechnung.

• Kreditlimit:

  • Kreditlimit = 0 würde das Registrieren eines Artikels verhindern (5.000 EUR).

Contacts: CSV-Datei importieren:

• Contacts -> Reiter Import -> Import aus CSV-Datei -> Datei auswählen -> Öffnen (Contacts_01 NAME Ort.csv)

  • C:\Vectron\Import_Export\Contacts_01 NAME Ort.csv

• Kontakte löschen:

  • Contacts -> Kontakte -> Kontakt in der Liste kennzeichnen -> Kontakt bearbeiten -> Symbol Löschen

    
    

Contacts: Kontakte in eine Datei für VCom7 exportieren:

• Contacts -> Export -> Exportieren für VCom (Alle) -> Dateinamen vergeben (Contacts_02.VCOMIMP)

• Daten wurden erfolgreich exportiert.

• Achten Sie darauf das in den Optionen die richtige Stammdatenkasse eingetragen ist. Andernfalls werden die Daten nicht in die Zielkasse importiert werden.

• C:\Vectron\Import_Export\Contacts_02.VComImp

VCom7: Kontakte aus der exportierten Datei in VCom7 importieren:

• VCom7 -> Datei -> Import -> Importdatei verarbeiten -> Dateiverzeichnis öffnen: Contacts_02.VComImp -> Ausführen

• Das Zielverzeichnis für zu importierende Dateien kann hier eingerichtet werden:

• VCom7 -> Konfiguration -> Parameter -> Datenschnittstelle -> Import -> Dateiimport -> Dateieinstellungen -> Dateien: .\hier auf die exportierte Datei verweisen -> dem Dialog folgen

• VCom7 -> Kassenprogramm -> Bearbeiten -> Kasse X

• Prüfen Sie unter Kontaktdaten ob die Kontakte plausibel sind.

VCom7: Kontakte in die Zielkasse(n) übertragen:

• VCom7 -> Kommunikation -> Kassenprogramme -> Übertragen -> Zielkasse auswählen -> Kontaktdaten auswählen -> Ausführen

• Die Administration der Kontaktdaten ist individuell durchführbar. Es scheint ratsam mit der Funktion „Programmverweise“ den Versand an andere Kassen zu ermöglichen.

Registriermodus

VPOS: Buchungen durchführen

• Registrieren sie die Artikel

• Die Kundenkarte kann vor, während und nach dem Registrieren gescannt werden

• Der Abschluss erfolgt mit der Finanzwegtaste „Lieferschein“

Sollte keine Kundenkarte gescannt sein und trotzdem mit Finanzweg „Lieferschein“ abgeschlossen werden, öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem alle zur Verfügung stehenden Kontakte angezeigt werden. Im Suchfeld kann die Kartenummer mit Leerzeichen eingegeben werden und der dazugehörige Datensatz wird ausgewählt. Beenden Sie die Eingabe mit Enter, es wird mit Lieferschein abgeschlossen oder brechen Sie die Eingabe ab. Der Bon kann dann mit jedem Finanzweg abgeschlossen werden.

Führen Sie wie gewohnt Ihren Tagesabschluss durch.

Hinweis: Die Lieferscheine sind nicht Bestandteil der gesicherten Berichte. Sie sind in den VCom7-Lesungen zusätzlich zu markieren.

VCom7: Lesungen

Die Lieferscheindaten sind Bestandteil der Lesung „Lieferscheine“. Diese Lesung ist nicht Bestandteil der gesicherten Berichte und muss eigenständig abgerufen werden. Dies kann in automatisiert oder manuell erfolgen. Die Lesungen erscheinen als eigenständige Z-Lesung in der Lesungsübersicht.

• So rufen Sie die Daten der Lieferscheine manuell ab:

  • VCom7 -> Kommunikation -> Lesungen abrufen -> Kassen auswählen -> Weiter -> Lesung Z (Gesicherte Berichte nicht auswählen) -> Weiter -> Lieferscheine -> Ausführen

• VCom7: Export der Lesungsergebnisse:

  • VCom7 -> Datei -> Export -> Lesungen -> Kasse markieren -> Manueller Export mit Vorlage: Contacts Export -> Lesungsbereich. von-bis auswählen -> Weiter -> Dateieinstellungen -> Datei (VCom_03.VComExp) -> Ausführen -> Fertigstellen

  • Die Lesungsdatei wird nicht überschrieben. Die Daten werden ständig hinzugefügt. Vielleicht ist es ratsam den Namen entsprechend individuell mit dem Monatsnamen zu ergänzen. Andernfalls wird die Lesungsdatei immer größer.

  • C:\Vectron\Import_Export\VCOM_03.VComExp

Contacts: Import der Lesung:

Contacts -> Import -> Import aus Journaldatei -> Datei (VCom_03.VComExp) auswählen -> Öffnen -> Lieferscheine werden importiert

Contacts: Sammelrechnung erzeugen:

• Contacts -> Lieferscheine -> Lieferscheine

• Alle Lieferscheine einer Firma selektieren:

• Filter -> Kontakt-Name: zum Beispiel „Nutanix“ -> Filter anwenden

  • Alle Lieferscheine mit Auswahl markieren

  • Rechnung erstellen

  • Es werden die Lieferscheine eines Kontaktes gesammelt und zu einer Rechnung zusammengeführt

  • Alle Sammelrechnungen mit Auswahl markieren -> Rechnungen drucken (Auswahl eines PDF-Druckers) -> alle Rechnungen können in eine PDF gesammelt ausgegeben werden -> Bestätigen den erfolgreichen Druck der Rechnungen

  • Die erzeugte PDF kann nun per Mail versandt werden