Über die Anwendung

Die Arbeitsgrundlage verschiedener Steuerberater basiert auf papierloser Abwicklung. Die fortschreitenden Digitalisierung ist für viele Unternehmer die Basis Ihrer Geschäftstätigkeit. Digitale Prozesse sind schneller und ermöglichen dem Betreiber zeitnah auf Entwicklungen zu reagieren.

Die Einführung der gesetzlich vorgeschriebenen "Technischen Sicherheitseinrichtung" (TSE) und der damit verbundenen Auflage der "Kassensturztauglichkeit" hat bei vielen Kassenbetreibern die Bereitschaft erhöht die Tagesabschlussdaten mit der Finanzbuchhaltungssoftware zu synchronisieren.

Die meisten Schnittstellen überlassen Ihren Kunden die Daten im speziellen DATEV-Format oder aber über einen Cloudverbund. So gibt es für Vectron-Kassensysteme einen speziellen Cloud-Verbund zwischen dem Vectron-Kassensystem (myVectron-Cloud) und dem DATEV-Steuerberater (meinfiskal.de). Mit Hilfe dieses spieziellen Cloudverbundes werden die Tagesabschlussdaten synchronisiert.

Viele Betreiber möchten Ihr Vectron-Kassensystem mit anderen Finanzbuchhaltungssystemen als DATEV synchronisieren. Die papierlose Anlieferung der Daten ist ein Kostenfaktor zur Kalkulation der Kosten der Buchführung/Steuerberatung.

Für die folgenden Softwaresysteme erzeugt diese VPOS-App Dateien für den Buchhaltungs-Import:

• Agenda Software

• BMD Software

• DATEV Rechnungswesen

• hmd Software

• SIMBA Software

Kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater und fragen nach der Bereitschaft und Möglichkeit die Daten Ihres Vectron-Kassensystemen zu importieren. Erfragen sie bitte auch den Namen der Software der benutzten Finanzbuchhaltung. 

Hinweis: In der Regel benutzen die Berater das DATEV-Exportformat.

Über die Entwicklung

Hier finden Sie Hinweise und den Kontakt zu unserem Entwicklungsteam sowie eine Auswahl an Funktionen, die wir bereits realisiert haben.

Muster Dateien

Hier finden sie Beispiele: https://my.kasse-stimmt.de/s/3b2QNx9o26moLwf

• Exportdateien

• Konfigurationsdatei

Mit der Funktion "Herunterladen" in der Kopfzeile speichern sie eine Dateikopie die Sie für Ihre Tests und die Konfiguration der Konten nutzen können.

Über die App

Für die Synchronisation eines Vectron-Kassensystems mit einer DATEV-Steuerberatung ist die "myVectron DATEV-Anbindung" die erste Wahl. Kontaktieren Sie dazu bitte Ihren Vectron-Fachhandelspartner.

Diese VPOS-App "Accounting" kommt zum Einsatz:

• Wenn der Steuerberater kein Mitglied der DATEV ist.

• Wenn das Vectron-Kassensystem nicht mit dem Internet verbunden werden kann oder darf.

• Wenn die Kartenzahlungstypen getrennt ausgegeben werden müssen.

Folgende Funktionen sind aktuell möglich:

• Die Speicherung der Dateien kann in der Cloud my.kasse-stimmt.de oder auf einem externen Speichermedium (USB-Stick oder SD-Card) erfolgen.

• Für die Cloud können Zugriffsberechtigungen für Anwender, Mitarbeiter (auch extern) der Buchführung und Fachhandelspartner erteilt werden.

• Für jeden Tagesabschluss wird eine separate Datei erzeugt. In der Regel können mehrere Dateien markiert und gleichzeitig in die Zielanwendung importiert werden. 

• Die Synchronisierung der Tagesabschlussdateien erfolgt automatisch. Der Dateiimport in die Zielsoftware erfolgt in der Regel manuell.

• Bereitstellung einer Datei auf der Basis der Tabellendaten "Berichtsebene 1" die für die Standard Z-Lesungen (Transaktionsbericht) genutzt werden mit folgenden Eigenschaften:

  • Dateityp "csv"

  • Dateiname "EXTF_YYYY_MM_DD ZZZZ.csv"  beinhaltet YYYY=Jahr, MM=Monat, DD=Tag und ZZZZ=Z-Zähler)

  • Abteilung "Steuern" kumuliert in einem Betrag (auch als Erlöse oder Umsätze bezeichnet)

  • Abteilung "Finanzwege" (auch Zahlarten bezeichnet) kumuliert in einem Betrag

    • Hinweis: der Finanzweg "Bar" wird von den Buchführungssystemen nicht benötigt, weil die Systeme den Bar-Bestand automatisch ermitteln. Wir geben zur Kontrolle die Differenz "Bar Soll - Bar Ist" aus.

  • Ein- und Auszahlungen je Transaktion

• Die Zeilen werden in einer speziellen Reihenfolge ausgegeben: zuerst alle Zugänge und danach alle Abgänge. So werden Warnmeldungen oder Importabbrüche wegen Kassen-Minusbeständen vermieden.

• Die Erzeugung und das Speichern der Datei auf dem Speichermedium oder der Upload in die my.kasse-stimmt-Cloud, wird nur nach Speicherung einer Berichtsarchiv-PDF auf dem externen Speichermedium durchgeführt. So ist sichergestellt das der Tagesabschluss vollständig und erfolgreich ausgeführt wurde und ein PDF-Bericht für das Kontrollverfahren zur Verfügung steht.

• Wenn der Upload nicht erfolgreich war werden die Daten beim nächsten Tagesabschluss in die Cloud übertragen.

Die Synchronisation mit der nachgelagerten Buchführung erfolgt in der Regel Eingriffe in die Arbeitsweise des Betreibers des Kassensystems. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Kartenzahlungsterminal sollte mit Kassensystem synchronisiert sein.

• Die Zahlung von Trinkgeld sollte verbindlich geklärt sein.

• Alle zusätzlichen Bargeldbewegungen (Ein- und Auszahlungen) sind mit dem Kassensystem zeitlich richtig zu verbuchen.

Ablauf

1. Finanzbuchhaltung / Steuerberater.in:

   1. Tabelle AccountingConfig.xlxs

   2. Zugriff auf my.kasse-stimmt.de Cloud: Vorname Name | Mailadresse

2. Vectron-Fachhandelspartner:

   1. Einrichtung durch Vectron-Fachhandelspartner oder Thiede & Brauer GmbH

      1. Anpassungen Kassenprogramm

      2. Installation VPOS-App

      3. Aktivierung my.kasse-stimmt-Cloud

3. Livebetrieb

   1. Die Steuerberatung kontrolliert ob die Exportdateien übertragen werden.

Abstimmung der Konfigurationstabelle

Die Abstimmung ist erfahrungsgemäß am aufwändigsten wir empfehlen die Koordination durch den Vectron-Fachhandelspartner in Kooperation mit dem Steuerbüro.

Beteiligt sind:

• die Abteilung Buchführung und/oder das Steuerbüro

• der Vectron-Fachhandelspartner

• der Betreiber und die Bediener

Konfigurationsdatei

Sofern die Buchhaltung neue Geschäftsvorfälle (zum Beispiel neue Ein- oder Auszahlungsvorgänge) erfassen möchte sind dafür Anpassungen in der Kassenprogrammierung notwendig die vom Bediener genutzt werden müssen. Zum besseren Verständnis haben wir eine Konfigurationstabelle erstellt die geeignet ist den gemeinsamen Abgleich mit der Buchführung vorzunehmen. In der Kopfzeile haben wir zum besseren Verständnis die Zuständigkeiten benannt und die Reihenfolge erstellt in der die Beteiligten mitwirken.

• Die Inhalte der Spalte Buchungstexte können von der Buchhaltung bestimmt werden. Farblich Grau dargestellt Zeilen und Buchungstexte mit dem Präfix * weisen auf unterschiedliche Möglichkeiten zur Ausgabe der Buchungswerte hin.

  • Für die Inhalte der anderen Spalten sind die Schreibweisen der Muster-Konfigurationstabelle einzuhalten.

  • Folgende Begriffe können in der Spalte Abteilung genutzt werden: Steuern, Finanzweg, Trinkgeld Rabatt, Trinkgeld Finanzweg, Trinkgeld Auszahlung, Ein-/Auszahlung

• Jedes Feld muss mindestens die Ziffer 0 als Information enthalten.

• Kartenzahlungen werden in der Regel mit dem Finanzweg Kartenzahlung erfasst.

  • Wenn das Kartenzahlungsterminal mit dem Vectron-Kassensystem verbunden ist, kann der Bericht Spezielle Finanzwege genutzt werden um die Kartenzahlungen getrennt nach Kartentypen zu exportieren.

  • Beachten Sie für die Konfiguration der Kartentypen (Spezielle Finanzwege) den Beitrag SDB 7748. Aufgrund der unterschiedlichen Schreibweisen ist es erforderlich für jede Schreibweise eine eigene Zeile in der Tabelle zu erzeugen. Mit der Angabe eines identischen Gegenkontos, können die Zeilen wieder korrekt zugeordnet werden.

  • Wenn Sie die getrennte Ausgabe nach Kartentypen nutzen möchten, dann ist in dem Fall kein Finanzweg Kartenzahlung aufzuführen. Andernfalls würden die Werte zusätzlich ausgegeben.

• Der Export von Trinkgeldzahlungen basiert auf den VPOS-Funktionen die im SDB 7827 beschrieben sind.

  • Die Ausgabe des Wertes  Trinkgeld Finanzweg und Trinkgeld Auszahlung basieren auf demselben Eintrag im Finanzbericht.

  • Nutzen sie die Einstellungen in der Spalte Kassenprogramm als Hinweis für den Support.

    • Die Abteilung Trinkgeld Finanzweg ist die Einstellung, welcher Finanzweg für die automatische Auszahlung die nach jeder Trinkgeldannahme genutzt werden soll.

    • Die Abteilung Trinkgeld Auszahlung ist die Einstellung das die Trinkgelder zum Beispiel abends in Form einer Auszahlung an den Mitarbeiter ausbezahlt wird.

• Der Export von Auf- und Entladungen kann als Summe oder Transaktion erfolgen.

• Der Export der Gutscheinzahlungen wird immer summiert ausgegeben:

  • Der Export der myVectron-Gutscheinzahlungen wird unterstützt.

  • Der Export der Offline-Gutscheine wird unterstützt:

    • Die Gutscheinzahlungen Einzweck werden getrennt nach Steuersätzen summiert ausgegeben. Geben Sie zur Unterscheidung in der Spalte VPOS-ID die VPOS-ID des Steuersatzes an.

• Die Muster-Konfigurationstabelle stellen wir im Excel-Format bereit.

  • In der ExcelTabelle ist ein Filter für alle Spalten vorbereitet. Dies soll helfen wenn sie mehrere Kassen, Mandanten und Kostenstellen pflegen möchten.

    • Für die Spalte Abteilung können Sie aus Drop-Down-Menü die richtigen Abteilungen auswählen und nutzen somit immer die richtigen Schreibweisen.

  • Wenn sie die Filter und das Dropdownmenü auch in Zukunft nutzen möchten, dann speichern sie Ihre Änderungen zuerst im Excel-Format. Andernfalls sind die Filter und das Dropdownmenü nicht mehr vorhanden.

  • Achten Sie darauf die Muster-Konfigurationstabelle abschließend im CSV-Format (Excel CSV (Trennzeichen-getrennt)) zu speichern.

    • Das Trennzeichen muss ein ; Semikolon sein

    • Der Dateiname muss mit AccountingConfig beginnen.

    • Wenn Sie mehrere Tabellen pflegen kann der Dateiname zur Unterscheidung Zusätze enthalten, wie zum Beispiel: AccountingConfig GASTRO_GRUPPE.csv.

• Die Spalte Daten zeigt die Quelle der Daten der exportierten Werte an. Diese Hinweise sind gleichzeitig notwendig um das Ergebnis der Exportdateien zu kontrollieren.

Hinweis: Führen Sie regelmäßige Kontrollverfahren durch, ob die exportierten Werte korrekt sind.

Interne Information: Farben (4de5e6, 99e64d, e6e64d)

Einschränkungen

Folgende Geschäftsvorfälle befinden sich im Prozess der Prüfung und Integration:

• Gutscheine (Vectron)

• myVectron-Gutscheine

Voraussetzungen

Kassensystem

• Scriptaktivierungscode für die Softwareseriennummer des Vectron-Kassensystems

Anbieter

• Vereinbarung mit teilnehmenden Steuerberater

• Mailadresse für den Zugang zur my.kasse-stimmt.de-Cloud

Anwender

• Mailadresse für den Zugang zur my.kasse-stimmt.de-Cloud