Es kann sein, das die hier beschriebenen Abläufe von Ihren Anwendungen abweichen. Wir empfehlen Ihnen die individuellen Vorgehensweisen Ihres Unternehmens in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die vorliegenden Informationen dürfen nur auf der Grundlage einer Vereinbarung kopiert und/oder weiterverarbeitet werden. Die Informationen sind geistiges Eigentum der Thiede & Brauer GmbH.

Voraussetzungen

Damit die Funktion eines Kassenbuchs erfolgreich abgebildet kann, sind eventuell Änderungen in der Arbeitsweise mit dem Kassensystem erforderlich. Nacharbeiten am Finanzbericht, lassen darauf schließen, dass die Arbeitsweise angepasst werden muss. Erfahrungsgemäß sind davon folgende Punkte betroffen:

• Korrekte Erfassung aller Erlöse/Verkäufe (Im Haus, Außer Haus, Fahrerlieferungen ...)

• Korrekte Zuordung der Finanzwege (Bar, Kartenzahlung, Gutscheine ...)

• genaue Abgrenzung und Anpassung der Tagesabschlüsse aller Zahlungsterminals

• Beschreibung des Verfahren Trinkgeld (Annahme und Auszahlung)

• Erfassung aller Bar-Ein- und Auszahlungen (Auslagen, Transferzahlungen, Privat- Ein- und Auslagen, Lohnzahlungen ...)

• Verbleib und Zwischenlagerung von Bargeldbeträgen

Diese Punkte sind mit allen Beteiligten (Betreiber Vectron-Kassensystem, Steuerberatung und Vectron-Fachhandelspartner) abzustimmen. Gerne sind wir bei der Beantwortung von Fragen und Erstellung einer Verfahrensdokumentation behilflich, nehmen jedoch keine steuerliche oder rechtliche Beratung vor.

Aktivierung & Verknüpfung

Schematische Übersicht

Vectron-Fachhandelspartner

Wir werden nur dann tätig, wenn

• im Zusammenhang mit einer veränderten Arbeitsweise Anpassungen am Kassensystem notwendig sind,

• den Warengruppen Buchungstexten zuzuordnen sind,

• das Kassensystem mit eine VPOS-Version kleiner <6.4.4.0 arbeitet.

Hinweis: Grundsätzlich können Sie den gesamten Prozess selbstständig aktivieren. Gerne beantworten wir Ihre Fragen und unterstützen Sie bei allen Schritten.

DATEV-Berater

Der DATEV-Steuerberater aktiviert das Modul:

• DATEV Unternehmen online *

Hier finden Sie zusätzliche Hinweise welche Schritte auf der DATEV-Seite notwendig sind:

• https://apps.datev.de/help-center/documents/1007229

Hinweis: Die Kassenordner werden von myVectron automatisch mit den Kassen verknüpft. Dieser Schritt ist bei Vectron Kassensystemen nicht erforderlich.

Betreiber Vectron-Kassensystem

meinfiskal.de

Der Betreiber richtet selbstständig ein persönliches Konto ein und aktiviert die Module:

• meinfiskal.de Persönlicher Zugang https://www.meinfiskal.de/

• meinfiskal.de Kassenarchiv Online *

• meinfiskal.de Kassenbuch Online *

• meinfiskal.de Kassenordner = Anzahl der Vectron-Kassensysteme *

Hinweis: Die Zuordnung der Kassensystem-Seriennummer und der Kassenordner wird beim Start automatisch durch die myVectron-Cloud vorgenommen.

myvectron.de

Die Verknüpfung und Aktiverung von Filialen wird durch den Betreiber des Kassensystem vorgenommen. Halten Sie dafür die Zugangsdaten bereit:

• myVectron Cloud

• meinfiskal.de

Filiale aktivieren

Für mindestens eine Filiale ist das Modul Anbindung DATEV Kassenarchiv online zu aktivieren.

• Loggen Sie sich in die myVectron Cloud ein https://operator.myvectron.com/login

• Sie befinden sich aus der Startseite myVectron Kunden-Portal

  • Auswahl Menüleiste -> Filialen -> Filiale aus Liste auswählen

  • Tarif -> Info auswählen

    • Zubuchbare Module ->  Anbindung DATEV Kassenarchiv online -> Modul aktivieren (Schalter grau = inaktiv / Schalter aktiv = grün)

    • Navigieren Sie zurück auf die Startseite

myVectron und meinfiskal.de verknüpfen

Die Verknüpfung erfolgt für die gesamte Firma und ist erst nach Aktivierung eines Moduls Anbindung DATEV Kassenarchiv online einer Filiale möglich.

• Sie befinden sich aus der Startseite myVectron Kunden-Portal

  • Auswahl Menüleiste -> DATEV -> Vernüpfung

  • Folgen Sie den Anweisung von meinfiskal.de

Kassenbuch verknüpfen

In der Regel ist das Ziel der Anbindung die Verknüpfung mit dem DATEV Kassenbuch Online

Hinweis: Nach dem die Verknüpfung von myVectron und meinfiskal erfolgreich abgeschlossen wurde, ist für jeden Kassenordner die Verknüpfung zum DATEV Kassenbuch Online durchzuführen. Danach erscheint im Kassenordner der Hinweis Mit "Kassenname" im Kassenbuch verknüpft .

Fragen & Antworten

Wie gleicht man im laufenden Betrieb die Bestände von DATEV und Vectron POS ab?

Folgende Vorgehensweise ermöglicht den Abgleich der Barbestände im laufenden Betrieb, ohne zusätzlichen Auszahlungsgründe "Korrektur" und ohne zusätzliche Abhängigkeiten durchzuführen. Stimmen Sie die Vorgehensweise mit Ihrer Steuerberatung ab.

• Aktivieren Sie in der Vectron POS an einem festgelegten Kalendertag die Funktion Bestand erhalten.

  • Vectron POS -> Programmieren

    • Finanzen etc.  -> Finanzwege

      • Finanzweg Bar -> Abrechnung/Berichte...

        • Bestand erhalten: Ja

    • Berichte/Journale -> Parameter Berichte/Journale

      • Z-Berichte

        • Bestand erhalten: 2 - Finanzbericht

• Ab dem Tag der Aktivierung der Vectron POS Funktion Bestand erhalten sind die Auszahlungen entsprechend den Organisationanweisungen / Kassenführung durchzuführen. Der Bar-Bestand wird in den Berichten des Vectron POS ausgewiesen.

• Führen Sie danach in Abstimmung DATEV Kassenbuch Online die Erfassung einer Korrekturbuchung durch, die anschließend den tatsächlichen Kassenbestand ergibt und mit dem Bar-Bestand der Vectron POS übereinstimmt.

In welchem Format werden die Daten übertragen?

Die Daten werden in der Regel im json-Format ausgetauscht.

Wie erfolgt und durch wen erfolgt der Import der Daten?

Die Daten werden automatisiert ausgetauscht. Es sind keine zusätzlichen, manuellen Handlungen (Dateitransfer) erforderlich. Unsere Erfahrungen zeigen, dass cirka fünf Minuten nach dem Tagesabschluss die Daten im meinfiskal.de vorliegen. Die weitere Verabreitung wird vom DATEV-Portal zeitnahe durchgeüfhrt.

Können mehrere Kassen zu einem "Filialkassenbuch" verknüpft werden?

Wie Sie mehrere Kassenordner in DATEV Kassenarchiv online mit einer Kasse in Kassenbuch online zu einem „Filialkassenbuch“ verknüpfen, erfahren Sie hier:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1021174

Hinweis: Sie benötigen trotzdem für jede Kasse einen separaten Kassenordner.

Wie erfolgt die Zuordnung von Konten und Kostenstellen?

Wenn Sie elektronische Buchungsvorschläge buchen, können die aus den eingelesenen elektronischen Kassenbelegen erzeugten Buchungsvorschläge anhand der Lerndatei im DATEV Rechnungswesen vervollständigt werden. Im Vectron-Kassensystem oder in myVerctron werden diese Zuordnungen nicht vorgenommen.

https://apps.datev.de/help-center/documents/9211779

Kann man die Erlöse zur besseren Auswertung detaillierter darstellen?

Die Erlöse werden kumuliert in einer Summe und getrennt nach Steuersätzen an DATEV übertragen. Mit Hilfe von "Buchungstexten" können die Erlöse nach individuellen Kriterien aufgeteilt werden und so in der DATEV-Übertragung zur besseren Auswertung aufgeteilt. Die "Buchungstexte" werden im Kassensystem den Warengruppen zugeordnet. Die Erlöse mehrerer Warengruppen können durch die Benutzung desselben Buchungstextes zusammengenfasst werden werden. Die Buchungstexte sind vom Betreuer des Kassensystems zuerst zu konfigurieren und können danach im Kassenprogramm gepflegt werden.

Warengruppe	Buchungstexte (Beispiel)
Softgetränke	Alkoholfrei kalt
Heißgetränke	Alkoholfrei heiß
Schorle	Alkoholfrei kalt
Bier vom Fass	Alkoholhaltig
Bier aus Flasche	Alkoholhaltig

Im vorliegenden Beispiel werden drei Erlöse an DATEV übermittelt:

• Alkoholfrei kalt

• Alkoholfrei heiß

• Alkoholhaltig

Hinweis: Ein Erlös kann nur einem Buchungstext zugeordnet werden.

Können Erlöse getrennt nach Außer Haus und In Haus dargestellt werden?

Ein Erlös kann nur einem Buchungstext zugeordnet werden. Soweit uns bekannt ist, werden unterschiedliche Steuersätze eines selben Buchungstextes getrennt nach Steuersätzen übermittelt. Ein zusätzliches Kennzeichen Außer oder Im Haus wird nicht mitgeliefert.

Eine getrennte Darstellung kann erreicht werden, indem man für jeden Verkaufstyp getrennte Artikel und getrennte Warengruppen anlegt und nutzt. Beachten Sie, dass dies erhöhten Aufwand für die Bediener und den Administrator bedeutet.

Wie detailliert werden die Kartenzahlungen in DATEV übertragen?

Derzeit werden die Kartenzahlungen in einem Finanzweg "Kartenzahlung" zusammengefasst übertragen. Eine Aufteilung nach unterschiedlichen Kartentypen bzw. aufgrund des vorhandenen Berichts "Spezielle Finanzwege" befindet sich beim Hersteller Vectron Systems AG in der Entwicklung. Ein Zeitpunkt für die Fertigstellung ist nicht bekannt.

Wenn die Aufteilung zwingend erforderlich ist, könnte für jeden Kartentyp ein eigener Finanzweg eingerichtet und genutzt werden. Diese Variante erscheint jedoch unpraktisch, weil bei diesem Vorgehen keine automatische Prüfung der korrekten Auswahl des Kartentyps durchgeführt wird. Das wiederum kann zu Differenzen beim Tagesabschluss führen.

Wie werden die Belegtexte in DATEV erzeugt und ausgegeben

Die Belegtexte werden durch verschiedene Einstellungen und Vorgaben beeinflusst und final im DATEV-System generiert. Folgende Erfahrung haben wir gemacht (Juli 2023):

Art	DATEV Belegtext (Standard)	Anzahl Zeichen	Einstellung
Umsatz / Erlöse 19%	Umsatz-ZZZZZZZZZZZZZZZZZ-19,0%	Z = max. 17	Kassensystem -> Warengruppen -> Buchungstexte
Umsatz / Erlöse 7%	Umsatz-ZZZZZZZZZZZZZZZZZ-7,0%	Z = max. 17	Kassensystem -> Warengruppen -> Buchungstexte
Finanzmittel	Transit Unbar ZZZZZZZZ	Z = max. 8	Kassensystem -> Finanzwege -> Namen
Ein- / Auszahlungen	Einzahlung-ZZZZZZZZZZZZZZ-0,0%	Z = max. 14	Kassenprogramm -> Ein-/Auszahlungen -> Namen
Trinkgeld Einzahlung	TrinkgeldAN-Einzahlung-0,0%	keine	nicht möglich
Trinkgeld Auszahlung	TrinkgeldAN-Auszahlung-0,0%	keine	nicht möglich

Z steht für Zeichen die im Kassenprogramm definiert werden und in den Belegtext eingefügt werden. In unseren Tests wurde die Kassenprogrammtexte nach Erreichen bestimmter Zeichenanzahl abgeschnitten. Alle anderen Angaben werden durch DATEV erzeugt und konnten nicht durch das Kassenprogramm beeinflusst werden. Es gibt weiterführende Möglichkeiten die Buchungstexte im DATEV-System zu konfigurieren. Wenden Sie sich dafür an Ihren DATEV-Berater.

Im DATEV-Kassenbuch fehlen Belegnummern

Bitte prüfen sie ob die Belegnummern im meinfiskal.de vorhanden sind.

Die Nummer des Kassenabschlusses stimmt nicht

Der Kassenabschluss für DATEV wird aus den sogenannten Fiskaldaten erzeugt. Der tägliche Finanzbericht den der Betreiber erzeugt wird aus einem vectroneigenem Datenformat erzeugt. Die unterschiedlichen Daten sind notwendig wenn zum Beispiel Kassen im Verbund arbeiten weil zum Beispiel nur ein Tagesabschluss genutzt werden soll.

• Die DATEV Kassenabschluss-Nummer wird durch die Fiskaldaten erzeugt und beginnt mit der Nummer 1.

• Die Vectron Finanzbericht-Nummer wird durch die vectroneigenen Daten erzeugt und beginnt mit der Nummer 0.

• Das führt dazu, dass die DATEV Kassenabschluss-Nummer und die Vectron Finanzbericht-Nummer nicht übereinstimmen.

Fehlercodes

In den Mails zur DATEV-Anbindung erhalten Sie genaue Hinweise an wen Sie sich für die weitere Vorgehensweise wenden sollen. In der Regel ist das der DATEV-Berater oder der Betreuer des Kassensystems.

KB_001

... konnte aufgrund fehlerhafter Summen nicht an das DATEV Kassenbuch online übertragen werden.

In einem ähnlich gelagerten Fall wurden Rechnungen auf einen Finanzweg abgeschlossen, bei dem die Zahlart 3 =keine hinterlegt war, obwohl es korrekter Weise die Zahlart 2 =Unbar hätte sein sollen. Bitte prüfen Sie ihre Einstellungen dahingehend. Sollte dies keinen Aufschluss bringen, benötigen wir bitte diese Fiskaljournaldaten im Rohformat: Kassenabschluss FJ-YYYYMMDD0200160010001-VPOS-dsfinvk-taxonomie_2_3_0.json Nr. NNNN der Kasse mit der Seriennummer NNNNNNN vom DD.MM.YYYY.

KB_004

... konnte nicht an das DATEV Kassenbuch online übertragen werden.

Grund: Das im Kassenabschluss verwendete Wirtschaftsjahr konnte in DATEV Kassenbuch online nicht gefunden werden.

1. Legen Sie zuerst in DATEV Kassenbuch online das korrekte Wirtschaftsjahr an. Wenden Sie sich hierzu ggf. an Ihren Steuerberater.

   1. Weitere Informationen unter: DATEV Kassenbuch online – Jahresübernahme durchführen

2. Übermitteln Sie im Anschluss den Kassenabschluss aus Datev Kassenarchiv online erneut an das Kassenbuch.

   1. Weitere Informationen unter: Erneute Übermittlung eines Kassenabschlusses an DATEV Kassenbuch online - DATEV Hilfe-Center

Vectron POS: Das Kontingent an Kassenordnern ist überschritten

• Nicht mehr benutzte Kassenordner im Archiv deaktivieren.

• Neue Kassenordner in der Cloud anlegen.

• Die neuen Kassenordner manuell mit "Unternehmen online" verknüpfen.

Zu beachten: Diese Information wurde uns aus externen Quellen übermittelt, bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir dazu keinen weiteren Support leisten können. Wenden Sie sich bei weiteren Fragen an DATEV oder an einen Steuerberater.